Как гласит ч. 2 ст. 160 ГК, использование факсимиле разрешено в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В частности, ФЗ прямо разрешает применение факсимиле инвалидам по зрению. Факсимиле в таких случаях подлежит заверению нотариусом и подтверждено специальным свидетельством, может использоваться при совершении операций с наличными в банках.

Но намного чаще факсимиле используют в своей деятельности юридические лица и ИП. Руководитель, как правило, принимает приказ об использовании факсимиле, в котором утверждает перечень допустимых случаев для его использования и назначает ответственных за его хранение и применение лиц.

Что компании вправе заверить с помощью факсимиле:

– уведомления, извещения, приглашения различного формата;

– благодарственные и поздравительные письма;

– служебные удостоверения и пропуска;

– почетные грамоты и наградные удостоверения.

Законом разрешено использовать факсимиле в предпринимательской деятельности и договорах с контрагентами при условии, если стороны выразили на это согласие в письменной форме. Запрещено использовать факсимиле в имущественных отношениях, которые основаны на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, включая налоговые и финансовые отношения. Так, нельзя ставить факсимиле вместо подписи:

– в налоговой и бухгалтерской отчетности и первичной учетной документации (в накладных, актах о выполненных работах);

– в уведомлениях, заявлениях и письмах в государственные учреждения;

– в приходных и расходных ордерах, листах кассовой книги, счетах-фактурах, авансовых отчетах;

– в доверенностях от имени организаций и ИП;

– на векселях, платежных поручениях и остальных финансовых документах;

– на документах, требующих нотариального заверения;

– на кадровой документации.

Следует обратить внимание: факсимиле не должно содержаться в открытом доступе. Физический оттиск следует хранить в сейфе, а цифровое изображение — на компьютере ответственного сотрудника, защищенном личным паролем от доступа третьих лиц.

Зачастую представители компаний при заключении различных договоров, в том числе купли-продажи недвижимости, участия в долевом строительстве, оказания различных услуг, используют факсимиле. Имейте в виду — если в договоре с клиентом прямо не прописана возможность использования факсимиле, то этот договор не может быть заверен факсимильной подписью. Такой оттиск на документе может стать основанием для признания недействительным соответствующего договора. Это означает, что доказать потом в суде факт нарушения договора и злоупотребления со стороны исполнителя может быть весьма проблематично для клиента, поскольку не было изначально допустимого законом заверения документа со стороны компании.